Aufbau einer transparenten Dokumentenstruktur

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Ausschnitt aus einem Beratungsprojekt im sozialen Bereich. 

Danke an der Stelle an den Kunden, dass ich Ausschnitte zeigen darf!


👉 Aufbau einer transparenten Dokumentenstruktur in 5 Schritten

1. ⚠️ Auswahl einer geeigneten Softwarelösung (Office 365 bietet diese Funktionen)

Anforderung:

• Versionshistorie der einzelnen Dokumente

• Zugriffsberechtigungen

• Möglichkeit Dokumente zu verlinken


2. ⚠️ Bestandsaufnahme (sammeln) der vorhandenen Dokumente Dabei gilt:

• Lieber ausgedruckter Zettel als nichts

• Lieber pdf Datei als ausgedruckter Zettel

• Lieber editierebare Datei als pdf 😊


3. ⚠️ Bewertung der vorhandenen Dokumente

• Zuerst alle doppelten Dateien löschen, die aktuelle Version behalten

• Prüfen was aktuell in Verwendung ist


4. ⚠️ Optimierung der weiter genutzten Dokumente 

👉Dokumente zusammenführen, wenn möglich


5. ⚠️ Sinnvolle Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem.

Dokumente werden:

• digitalisiert

• versioniert und im Prozess

• verlinkt


Sollten Sie darüber hinaus spezielle Fragen zu Ihrem Unternehmen haben, sprechen Sie uns gerne an.


Mit besten Grüßen
Schütte Quality Solutions e.K.
Inh. Daniela Köfler

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