Ausschnitt aus einem Beratungsprojekt im sozialen Bereich.
Danke an der Stelle an den Kunden, dass ich Ausschnitte zeigen darf!
👉 Aufbau einer transparenten Dokumentenstruktur in 5 Schritten
1. ⚠️ Auswahl einer geeigneten Softwarelösung (Office 365 bietet diese Funktionen)
Anforderung:
• Versionshistorie der einzelnen Dokumente
• Zugriffsberechtigungen
• Möglichkeit Dokumente zu verlinken
2. ⚠️ Bestandsaufnahme (sammeln) der vorhandenen Dokumente Dabei gilt:
• Lieber ausgedruckter Zettel als nichts
• Lieber pdf Datei als ausgedruckter Zettel
• Lieber editierebare Datei als pdf 😊
3. ⚠️ Bewertung der vorhandenen Dokumente
• Zuerst alle doppelten Dateien löschen, die aktuelle Version behalten
• Prüfen was aktuell in Verwendung ist
4. ⚠️ Optimierung der weiter genutzten Dokumente
👉Dokumente zusammenführen, wenn möglich
5. ⚠️ Sinnvolle Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem.
Dokumente werden:
• digitalisiert
• versioniert und im Prozess
• verlinkt
Sollten Sie darüber hinaus spezielle Fragen zu Ihrem Unternehmen haben, sprechen Sie uns gerne an.
Mit besten Grüßen
Schütte Quality Solutions e.K.
Inh. Daniela Köfler