Inhaltsverzeichnis
- Wer macht`s eigentlich? Das Urproblem im Projektmanagement
- Ein Kundenbeispiel: Viele Meetings, wenig Wirkung
- Effiziente Meetings sind kein Zufall – sie sind Führungsarbeit
- Was Unternehmen ändern müssen, damit Meetings wirken
- Fazit
- So unterstütze ich Sie, Meetingzeit in Steuerungszeit zu verwandeln
- Verlinkungen zu ergänzenden Themen
- FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Wer macht`s eigentlich? Das Urproblem im Projektmanagement
Als ich selbst noch angestellt war, saß ich regelmäßig in Meetings, bei denen ich mich fragte:
Warum bin ich eigentlich hier?
Alle zwei Wochen, zwei Stunden. Ich war Q wie QM – alphabetisch ganz am Ende. Und meistens war die Zeit um, bevor ich überhaupt „dran“ war.
Vorher? Abteilungs-Updates, die mich nicht betrafen. Endlose Diskussionen ohne Ziel.
Das Gefühl:
Zwei Stunden Lebenszeit – ganz offiziell verloren.
Ich konnte nichts beitragen, nichts mitnehmen – draußen stapelte sich die Arbeit.
Frust, Machtlosigkeit, das Gefühl: „Ich werde hier nicht ernst genommen.“
Diese Erfahrung war kein Einzelfall – sie ist Alltag in vielen Unternehmen.
Und sie kostet: Zeit. Aufmerksamkeit. Nerven.
Was schiefläuft, wenn Struktur fehlt
- Kein klares Ziel für das Meeting
- Teilnehmer:innen wissen nicht, warum sie eingeladen sind
- Diskussionen ohne Entscheidung
- Ergebnisse werden nicht dokumentiert
- Meetings wirken wie Beschäftigung, nicht wie Steuerung
Meetings ohne Struktur sind keine Zusammenarbeit – sie sind Energieverlust.
2. Ein Kundenbeispiel: Viele Meetings, wenig Wirkung
Ich erinnere mich an ein konkretes Kundenprojekt:
Ein Geschäftsführer mit fünf Abteilungsleitern, jeweils mit eigenen Teams. Die Meetings fanden regelmäßig statt – und trotzdem kam immer wieder dieselbe Rückmeldung aus der Belegschaft: „Die Informationen kommen nicht bei uns an.“
Die Meetingstruktur war formal klar geregelt:
- Alle zwei Wochen: Abteilungsleitermeeting mit dem Geschäftsführer
- Wöchentlich: Teammeetings der einzelnen Abteilungen
Ich habe mir die Abläufe angeschaut – erst das Meeting der Geschäftsleitung, dann mehrere Teamrunden. Es war kein böser Wille. Es gab keinen einheitlichen Rahmen.
Die Folge:
- Inhalte wurden unterschiedlich weitergegeben – mal gefiltert, mal unvollständig
- In manchen Teams kamen Infos gar nicht oder viel zu spät an
- Mitarbeitende waren frustriert, weil sie Themen nur über Dritte erfuhren
- Die Stimmung war gereizt – Kommunikation wurde zur Glückssache
Und genau das passiert, wenn Meetings nicht strukturiert geführt, sondern individuell interpretiert werden.
Persönliche Präferenzen ersetzen dann einheitliche Prozesse – und das führt zu Reibung.
Schritt 1: Struktur im Führungskreis
Wir haben eine verbindliche Meetingstruktur für den Abteilungsleiterkreis eingeführt:
- Eine feste Agenda mit wiederkehrenden Themen (z. B. Kapazitäten, Rückmeldungen aus den Teams, offene Punkte)
- Klare Moderationsrollen: Wer führt durch? Wer bereitet was vor?
- Pflicht zur Vorbereitung – in Stichpunkten, nicht als Aufsatz
- Zentrale Ablage im SharePoint – für alle sichtbar, nachvollziehbar, aktuell
Schritt 2: Struktur für die Teammeetings
Auch die Teamrunden wurden auf ein gemeinsames Format gebracht – angepasst, aber konsistent:
- Gleiche Agenda wie im Führungskreis, auf Teamebene übersetzt
- Einstieg: „Was war offen vom letzten Mal?“
- Fester Block: Was ist aus dem Abteilungsleitermeeting zu übertragen?
- Und ein Punkt, der mir besonders wichtig war: „Welche Wünsche oder Anregungen kommen aus dem Team?“
So wurde Kommunikation nicht mehr dem Zufall überlassen – sondern gezielt gesteuert. Vom Geschäftsführer zu den Mitarbeitern. Und wieder zurück.
Das Ergebnis:
- Verbindliche Vorbereitung wurde zur Selbstverständlichkeit
- Alle Inhalte lagen im SharePoint, strukturiert und transparent
- Meetings wurden kürzer, weil klar war, worum es geht
- Die Geschäftsführung konnte nachvollziehen, was in der Belegschaft ankam
- Die Teams fühlten sich besser informiert und ernst genommen
Für mich war das ein Paradebeispiel: Man braucht keine neue Hierarchie – sondern ein System, das Kommunikation führt.
3. Effiziente Meetings sind kein Zufall – sie sind Führungsarbeit
Aus meiner Sicht gibt zwei legitime Gründe für Meetings:
- Regeltermine, um Prozesse strukturiert zu steuern (z. B. Kapazitäten, KPI-Status, offene Punkte)
- Anlassbezogene Meetings, um Orientierung zu schaffen und Maßnahmen abzuleiten (z. B. Reklamationen, Projekthürden, Ad-hoc-Themen)
Beide Formate brauchen eine klare Agenda.
Ohne Ziel, Kontext und Vorbereitung ist jedes Meeting ein teurer Zeitfresser.
Effiziente Meetings sind keine Kalenderpflege – sie sind Führungsarbeit.
Sie beginnen mit Haltung und brauchen Struktur. Wer einlädt, übernimmt Verantwortung – für Inhalt, Ziel, Beteiligte und Wirkung.
5 Prinzipien für wirksame Meetings
- Einladung = Bringschuld:
Warum treffen wir uns? Was ist das Ziel? Was soll vorbereitet werden?
Was ist der Beitrag und Impact jeder Person? - Nur relevante Teilnehmende einladen:
Wer nichts beiträgt oder entscheidet, sollte nicht dabei sein.
Relevanz schlägt Routine. - Klare Agenda & Zielsetzung:
Welche Themen stehen, an? Welche Entscheidung muss möglich werden? - Entscheidungsrahmen statt Diskussionsrunde:
Führung heißt, Räume zu steuern – nicht einfach offen laufen zu lassen.
Diskutieren ohne Ziel ist keine Zusammenarbeit, sondern Zeitverlust. - Verbindliche Ergebnisse dokumentieren:
Wer macht was, bis wann – und warum?
Eine Entscheidung ohne Konsequenz und Handlungsklarheit ist keine Entscheidung.
Meetings sind kein Selbstzweck. Sie müssen klar vorbereitet, konkret entschieden und verbindlich nachbereitet werden.
4. Was Unternehmen ändern müssen, damit Meetings wirken
- Agenda vorab versenden – mit Ziel, Teilnehmerkreis & Vorbereitungsauftrag
- Termine realistisch planen – kurz, aber wirksam
- Moderation als Führungsaufgabe begreifen – nicht als „Nebenrolle“ im Meeting
- Protokolle stichpunktartig, keine Prosa – Fokus auf Klarheit
- Nach dem Termin eine Zusammenfassung erstellen mit To-Do`s, Verantwortlichkeiten und Zieltermin
- Verbindliche zentrale Dokumentationsformate nutzen – z. B. SharePoint-Vorlagen mit festen Punkten
- Maßnahmenverfolgung – etwa mit Aufgabensteuerung in MS Planner
Meetings sind teuer – weil sie viele Menschen gleichzeitig binden.
Umso wichtiger ist es, sie so zu gestalten, dass Entscheidungen ermöglicht werden – nicht vertagt.
Struktur ersetzt nicht das Denken – aber sie schafft die Voraussetzung dafür. Klarheit beginnt nicht im Meeting – sondern in der Vorbereitung.
5. Fazit
Thematisch
Meetings sind kein lästiges Übel – sie sind ein zentrales Steuerungstool im Unternehmen. Richtig aufgesetzt, sparen sie Zeit, bringen Entscheidungen und stärken Verantwortlichkeit.
Persönlich
Ich habe selbst in Meetings gesessen, die sich angefühlt haben wie Zeitverschwendung. Heute weiß ich: Struktur entlastet – nicht nur mich, sondern alle Beteiligten.
So unterstütze ich Sie, Meetingzeit in Steuerungszeit zu verwandeln
Für Geschäftsführungen, Projektleitungen und Teams im Mittelstand. Digital, vor Ort oder hybrid.
Meetingzeit ist teuer – und wertvoll.
Ich bringe die Außenperspektive, die intern oft fehlt – und begleite Teams dabei Meetingzeit effektiv zu nutzen. Mit klarer Struktur, passgenauen Vorgaben und einer Moderation, die Entscheidungen ermöglicht – statt Diskussionen ins Leere laufen zu lassen.
Weitere Informationen zu unseren Dienstleistungen finden Sie unter externe Projektleitung.
Verlinkungen zu ergänzenden Themen
Dieser Beitrag gehört zur Themenreihe „Projektmanagement – effiziente Steuerung, klare Verantwortlichkeiten, transparente Umsetzung mit eindeutigen Prioritäten“.
Gemeinsam mit folgenden drei weiteren Artikeln bildet er ein DACH-Thema rund um wirkungsvolle Projektführung und Verantwortungsklarheit im Mittelstand:
- Projektübersicht – Klarheit schaffen statt Überforderung
→ Wie Übersicht hilft, Prioritäten zu setzen und Ressourcen realistisch zu planen - Eskalationsmanagement im Projekt– sachlich, sauber, lösungsorientiert
→ Warum Führung bedeutet, Blockaden sichtbar zu machen - Maßnahmensteuerung mit Microsoft Planner – einfach, digital, transparent
→ Wie Verbindlichkeit durch Sichtbarkeit entsteht – digital, einfach, effizient
Unten finden Sie unsere neuesten Artikel.
Wie sehen Ihre Meetings aus – eher Klarheit oder eher Kaffeekränzchen?
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was sind die häufigsten Ursachen für ineffiziente Meetings?
Viele Meetings starten schon ohne klares Ziel. Die Vorbereitung fehlt, Rollen sind nicht verteilt – und am Ende kommt keine Entscheidung raus. Stattdessen wird vertagt. Für mich ist klar: Ein gutes Meeting muss so vorbereitet sein, dass die relevanten Infos und das Wissen der Beteiligten gebündelt werden – damit man Entscheidungen treffen kann. Alles andere ist Zeitverschwendung.
Welche Meetingformate funktionieren gut – und welche nicht?
Formate müssen zur Struktur des Unternehmens passen. Ich kenne viele, die machen morgens eine kurze „Stehung“. Ganz bewusst im Stehen, damit man sich kurzfasst und nur die relevanten Infos austauscht – z. B. wenn es Produktionsprobleme gibt. Regelmeetings mit immer gleicher Agenda, aber ohne echte Ergebnisse sind dagegen Zeitverschwendung. Die Kunst liegt in der Trennung:
Strategische Runden: nur mit den Leuten, die wirklich gebraucht werden – und mit klarem Entscheidungsfokus.
Welche Rolle spielt die Führungskraft im Meeting?
Führungskräfte müssen sich bewusst sein: Die Zeit im Meeting ist wertvoll – für alle.
Es braucht eine klare Moderation – jemand, der darauf achtet, dass alle zu Wort kommen, der auch mal nachfragt, wenn jemand ruhig bleibt, und der ausschweifende Redebeiträge freundlich, aber bestimmt abkürzt. Gerade bei emotionalen Themen ist das eine echte Führungsqualität.
Wie stellt man sicher, dass Meetings nicht nur reden, sondern auch Ergebnisse liefern?
Ganz einfach: Wer macht was bis wann?
Aber nicht nur das. Bei größeren Themen muss die Gruppe gemeinsam überlegen: Was ist das Ziel, und wie kommen wir dahin? Wenn es einfach heißt „die Abteilung XY macht das dann“, weiß ich schon: Das wird nix. Es braucht konkrete Schritte und klare Verantwortlichkeiten. Und ganz wichtig: Nicht auf den nächsten Regeltermin warten, um Maßnahmen nachzuverfolgen. Das muss unabhängig davon passieren.
Welche digitalen Methoden helfen, Meetings effizienter zu gestalten – vor allem im hybriden Umfeld?
Für mich ist entscheidend: Das Meeting beginnt nicht erst mit dem Termin, sondern mit der Vorbereitung.
Am besten funktioniert das, wenn es ein zentrales Protokoll gibt, das schon im Vorfeld von allen Beteiligten befüllt wird – z. B. mit Kennzahlen oder Infos aus dem eigenen Bereich. Jeder weiß dann im Vorfeld, worüber gesprochen wird, und bringt seine Themen direkt ein. So vermeiden wir Überraschungen und fehlende Rahmenbedingungen mitten im Gespräch.
Wenn etwas Wichtiges auf der Agenda fehlt, kann man das vorab ergänzen, statt es spontan reinzuwerfen. Das bringt Struktur – und Disziplin ins Team.
Und das Beste daran: Dieses vorbereitete Dokument ist nicht nur die Agenda, sondern auch direkt das Nachweisdokument nach dem Meeting. Entscheidungen und Maßnahmen werden dann im Meeting oder direkt danach ergänzt – im selben Dokument. So entsteht automatisch ein nachvollziehbarer Überblick: Was war Thema, was wurde beschlossen, und was wird jetzt umgesetzt?
Das Ganze ist nicht nur effizient, sondern auch nachhaltig – weil alle Informationen an einem Ort gebündelt sind und der Überblick jederzeit möglich ist. Kein Zettelchaos, kein Nachtelefonieren.
Wie sieht ein gutes Protokoll aus?
Ein gutes Protokoll ist kurz und klar:
Ausgangslage – Entscheidung – Maßnahmen.
Keine langen Texte. Einfach: Was war, was wurde beschlossen, was wird getan – und von wem. Wichtig ist, dass sich daraus was ableitet. Sonst ist es nur ein Dokument ohne Wirkung.
Wenn man schon vor dem Meeting gemeinsam vorbereitet, entsteht das Protokoll fast von allein – und es ist auch im Nachhinein nachvollziehbar, was entschieden wurde.
