Inhaltsverzeichnis
- Vom guten Willen zur Systemlücke bei der Nachweisführung
- Was macht ein gutes Prüfsystem aus?
- 7-Schritte-Plan: So entsteht ein belastbares Prüfsystem
- Mein Fazit
- Wenn es in der Umsetzung hakt: Professionelle Unterstützung
- FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Vom guten Willen zur Systemlücke bei der Nachweisführung
In meiner Rolle als Zertifizierungsauditorin und Beraterin begegnet mir in Unternehmen immer wieder das gleiche Bild: unzureichende Strukturen und viel Unsicherheit, wenn es um wiederkehrende Prüfungen geht. Dabei wären Klarheit und Ordnung mit ein paar grundlegenden Schritten gut erreichbar – wenn man sie konsequent umsetzt.
Vor drei Jahren habe ich ein Beratungskunden übernommen, den ich auf die ISO 9001-Zertifizierung vorbereiten durfte. Schon bei den ersten Gesprächen zum Thema Wartung und Instandhaltung wurde deutlich: Es gab keine einheitliche Struktur.
Das Unternehmen verfügte über mehrere Werke und Hallen – doch jeder Bereich hat sich eine eigene Lösung geschaffen. Einige verließen sich komplett auf Dienstleister, andere führten persönliche Outlook-Kalender, um Prüftermine im Blick zu behalten. In einem Fall stand sogar der Ruhestand eines Kollegen bevor – inklusive all seiner Outlook-Termine, die niemand übernehmen konnte.
Auch die Ablage von Prüfnachweisen war völlig uneinheitlich: Einige vermuteten sie in der Buchhaltung, andere bei den Maschinenunterlagen, wiederum andere in den jeweiligen Büros. Eine zentrale Übersicht gab es nicht.
Besonders tragisch: Die Organisation wusste längst, dass es ein Problem gibt. Eine passende Instandhaltungssoftware namens „INSTA“ war bereits Jahre zuvor gekauft worden – wurde aber nie implementiert, weil es an einer zentralen Datenbasis und klaren Verantwortlichkeiten fehlte.
Das Ergebnis: Jeder wusste, dass man etwas tun müsste. Doch im Tagesgeschäft versandeten alle Anläufe. Es gab keinen Gesamtüberblick, keine Steuerung, keine Verbindlichkeit. Ein Zustand, der in keinem Audit bestehen würde und im Zweifel sogar sicherheitsrelevant ist.
Folgende Indikatoren zeigen deutliches Verbesserungspotenzial:
- Prüfungen hängen an einzelnen Personen – ohne Vertretung oder dokumentierte Übergabe.
- Verantwortlichkeiten sind nicht klar geregelt – niemand fühlt sich wirklich zuständig.
- Prüffristen werden individuell verwaltet – etwa per Outlook oder Erinnerungszettel sowie Verantwortung bei den Dienstleistern
- Dokumente und Nachweise sind verstreut abgelegt – in Papierordnern, E-Mail-Postfächern oder auf lokalen Laufwerken.
- Ein zentrales System zur Steuerung fehlt – Transparenz über den Gesamtstatus ist kaum möglich.
Wo Prüfungen keine Struktur haben, hilft auch die beste Software nicht.
2. Was macht ein gutes Prüfsystem aus?
Was es wirklich braucht, ist ein belastbares System, das unabhängig von einzelnen Personen funktioniert. Zudem Prüfprozesse sichtbar, steuerbar und nachvollziehbar macht. Außerdem muss jederzeit klar sein: Was genau wird geprüft? Und: Passt der Nachweis zum Prüfobjekt und zur Anforderung?
Aus meiner Erfahrung als Auditorin und Beraterin gehören dazu fünf zentrale Elemente:
- Klare Rollen und Zuständigkeiten
Wer prüft was – und wer ist für die Nachverfolgung von Mängeln verantwortlich? - Zentrale Datenstruktur
Alle prüfpflichtigen Objekte müssen eindeutig zugeordnet, aktuell erfasst und mit den entsprechenden Anforderungen verknüpft sein. - Systematische Terminsteuerung
Erinnerungen, Fristen und Wiederholungen dürfen nicht dem Zufall überlassen werden. - Nachvollziehbare Ablage und Nachweisführung
Jeder Prüfbericht muss auffindbar, aktuell und eindeutig einem Objekt und einer Anforderung zugeordnet sein – unabhängig vom Schreibtisch einzelner Mitarbeitender. - Maßnahmenverfolgung bei Abweichungen
Es reicht nicht, Mängel zu dokumentieren – sie müssen adressiert, umgesetzt und nachverfolgt werden.
Kurz gesagt:
Ein funktionierendes Prüfsystem schafft Sicherheit, entlastet im Alltag und gibt Ihnen die Kontrolle über ein sonst oft vernachlässigtes Risiko zurück.
Mindestanforderungen an einen belastbaren Prüfnachweis
Ein belastbarer Prüfnachweis ist mehr als ein Zettel mit dem Vermerk „6 Türen geprüft“. Was im Alltag oft als erledigt gilt, ist im Ernstfall etwa bei einem Unfall oder im Audit, nicht haltbar. Ein gültiger Nachweis muss eindeutig zuordnen, welches Objekt geprüft wurde (z. B. Tür mit ID oder Standort), was genau geprüft wurde (z. B. Schließmechanismus, Kennzeichnung), nach welcher Vorschrift die Prüfung erfolgte (z. B. DIN EN …) und von wem inklusive Name, Datum, Unterschrift und idealerweise Qualifikationsnachweis. Wichtig ist auch: Prüfnachweise gehören in die eigene Systemlandschaft nicht ausschließlich in externe Portale von Dienstleistern.
Denn wer im Schadensfall keinen Zugriff auf die Dokumentation hat, steht ohne Beweisgrundlage da. Dies hat potenziell gravierenden Folgen für Versicherung, Behörden oder auch den Fortbestand des Zertifikats.
3. Der 7-Schritte-Plan: So entsteht ein belastbares Prüfsystem
Im folgenden Beispiel beschreibe ich, wie wir in einem Projekt Schritt für Schritt ein funktionierendes Prüfsystem aufgebaut und die Software Insta der Firma Thielen implementiert haben.
Schritt 1: Überblick schaffen bzw. übergeordnete Anforderungen verstehen
Wir starteten mit der Erhebung der übergeordneten Prüfanforderungen im Unternehmen:
- Welche prüfpflichtigen Objekte sind vorhanden (z. B. Regale, Leitern, Maschinen)?
- Welche externen oder internen Regelwerke greifen (z. B. Normen, Gesetze, Herstellervorgaben)?
➡️ Ziel: Eine vollständige Liste aller relevanten Prüfobjekte inklusive Prüfintervallen.
Schritt 2: Eindeutige Objektzuordnung herstellen
Jedes Prüfobjekt wurde mit einer eindeutigen ID erfasst. Häufig nutzen wir dafür Seriennummern oder eine systematische Standortkennzeichnung.
- Objektname, Standort und verantwortliche Person wurden festgelegt.
- Die Prüfanforderung wurde direkt mit dem Objekt verknüpft.
➡️ Ziel: Keine Prüfung ohne konkretes Objekt und kein Objekt ohne eindeutige Prüfzuordnung.
Schritt 3: Aktuellen Prüfstatus systematisch erfassen
Die Informationen aus den ersten beiden Schritten wurden in einer strukturierten Excel-Datei zusammengeführt:
- Alle Objekte mit Prüfintervallen,
- das Datum der letzten Prüfung,
- aktuelle Ergebnisse,
- und bekannte Mängel.
➡️ Vorteil: Diese Excel-Datei diente später als Grundlage für den Import in die Instandhaltungssoftware INSTA.
Schritt 4: System aufsetzen und Prüfintervalle hinterlegen
Die vorbereiteten Daten wurden in das System überführt. Dort konfigurierten wir:
- die Prüfintervalle,
- die zuständigen Personen für jede Prüfung,
- Fristen und automatische Erinnerungssysteme.
➡️ Ergebnis: Die Instandhaltungssoftware INSTA zeigte ab sofort die automatisierte Überwachung aller Prüfpflichten.
Schritt 5: Prüfnachweise strukturiert ablegen und verknüpfen
Alle vorhandenen Nachweise (z. B. PDFs, Scans) wurden digital dem jeweiligen Objekt zugeordnet.
So konnte z. B. zu „Regal 0815“ die gesamte Prüf-Historie eingesehen werden.
➡️ Besonders hilfreich: Mängel wurden direkt in der Instandhaltungssoftware INSTA sichtbar. Alle Informationen waren zentral abrufbar.
Schritt 6: Maßnahmenverfolgung aktivieren
Sobald Mängel dokumentiert wurden, konnten diese im System:
- einer verantwortlichen Person zugewiesen,
- mit Frist und Beschreibung versehen,
- und später als erledigt dokumentiert werden.
➡️ Ergebnis: Volle Transparenz im Lebenszyklus jedes Prüfobjekts.
Schritt 7: Verantwortung festlegen – wer übernimmt die Steuerung?
Im letzten Schritt wurde eine zentrale Zuständigkeit definiert. Diese Person:
- überwacht alle fälligen Prüfungen,
- hält das System aktuell,
- und leitet Eskalationen bei Fristverzug ein.
➡️ Ergebnis: Die Instandhaltungssoftware INSTA wird zur aktiven Steuerung des Prozesses genutzt.
Alternativen zur Umsetzung ohne INSTA
Alternativ lässt sich dieser 7-Schritte-Plan mit Office-365-Bordmitteln umsetzen:
Die Schritte 1 bis 3 erfolgen äquivalent wie oben beschrieben unabhängig vom System:
Die Erhebung der Prüfpflichten, die eindeutige Objektzuordnung sowie die Ermittlung des aktuellen Prüfstatus bilden das Fundament für ein belastbares und nachvollziehbares Prüfsystem.
Schritt 4: Die Excel-Datei aus Schritt 3 kann so erweitert werden, dass über eine Formel das nächste Prüfdatum berechnet wird (z. B. letztes Datum + Intervall). Mithilfe von „Wenn-Dann“-Funktionen oder Power Automate können automatische Erinnerungen ausgelöst werden.
Schritt 5: Nachweise können in einer SharePoint-Bibliothek hinterlegt und mit Metadaten versehen werden (z. B. Objekt-ID, Jahr, Prüfer).
Alternativ lassen sich direkte Verlinkungen in der Excel-Tabelle integrieren. Die Historie kann über Teams oder eine zweite SharePoint-Seite gepflegt werden.
Schritt 6: Maßnahmenverfolgung lässt sich ebenfalls über Excel mit Zuständigkeit und Friststeuerung oder mit Teams, Planner oder Power Apps umsetzen.
Schritt 7: Die zentrale Steuerung ist unabhängig vom System, diese muss durch klare Verantwortlichkeit organisatorisch geregelt sein.
Die beste Software bleibt wirkungslos, wenn die Rahmenbedingungen nicht klar definiert sind
5. Mein Fazit
Für größere Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitenden lohnt sich die Anschaffung von INSTA definitiv. Die einmaligen Lizenzkosten sind überschaubar und spätestens dann, wenn man versucht, Excel und SharePoint auf vergleichbarem Niveau aufzubauen, landet man schnell im gleichen Kostenrahmen.
Der große Vorteil von Insta liegt in der Praxisnähe:
Das System wird bereits in vielen Unternehmen eingesetzt, kontinuierlich weiterentwickelt und ist speziell auf prüfpflichtige Gegenstände zugeschnitten. Besonders hilfreich ist die integrierte Maßnahmenverfolgung und die Möglichkeit, den „Teillebenslauf“ jedes Objekts zentral im Blick zu behalten.
Was sonst oft in mehreren Tools oder Medien endet, ist hier kompakt in einem System vereint mit klarer Logik und ohne Medienbrüche.
Ein weiterer Pluspunkt: Insta wird einmalig erworben und kann standortübergreifend genutzt werden, da es auf Access-Basis läuft. Das macht es nicht nur effizient, sondern auch wirtschaftlich attraktiv.
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Mehr Informationen6. Wenn es in der Umsetzung hakt: Professionelle Unterstützung vor Ort
Wenn Sie wiederkehrende Prüfungen endlich systematisch, sichtbar und verlässlich steuern möchten, begleite ich Sie gern – mit Umsetzungsstärke, Systemblick und einem klaren Fahrplan.
Ich bringe die Kombination mit, die vielen Projekten fehlt:
– Fachwissen, um Prüfanforderungen zu verstehen und sinnvoll zu strukturieren
– Moderationserfahrung, um Ihr Team einzubinden und Verantwortung zu klären
– Projektleitungskompetenz, um Ideen in konkrete Umsetzung zu überführen
Ob mit Insta oder mit Office-365-Bordmitteln:
Ich unterstütze Sie dabei, eine funktionierende Lösung zu entwickeln – von der Bestandsaufnahme bis zur nachhaltigen Anwendung im Alltag.
So läuft die Umsetzung mit mir:
• Ich analysiere Ihre Ausgangslage und schaffe Klarheit über Anforderungen
• Ich entwickle einen realistischen Plan – Schritt für Schritt, praxistauglich
• Ich moderiere Schnittstellen, kläre Zuständigkeiten und halte den Fokus
• Ich begleite Sie so lange, bis die Abläufe im Alltag zuverlässig funktionieren
Weitere Informationen zu meiner Dienstleistung finden Sie unter externe Projektleitung.
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Wenn Sie das Gefühl haben, Ihre Prüfprozesse laufen irgendwie – aber niemand hat den Gesamtüberblick, dann lohnt sich ein Gespräch
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Warum ist ein strukturiertes Prüfsystem überhaupt notwendig?
Ein strukturiertes Prüfsystem schützt nicht nur vor rechtlichen und sicherheitsrelevanten Risiken – es schafft auch Transparenz, entlastet im Alltag und ist ein zentrales Element eines wirksamen Managementsystems nach ISO 9001.
Reicht es nicht, wenn der Dienstleister prüft und dokumentiert?
Nein. Die Verantwortung bleibt immer bei der Organisation selbst. Auch wenn Prüfungen ausgelagert sind, muss intern klar sein: Was wurde wann geprüft und wo sind die Nachweise?
Gibt es gesetzliche Vorgaben zu Prüffristen?
Ja – für viele Arbeitsmittel, Maschinen und Einrichtungen greifen gesetzliche oder normative Anforderungen (z. B. BetrSichV, DGUV, DIN-Normen oder Herstellerangaben). Diese müssen bekannt und eingehalten werden.
