Inhaltsverzeichnis
- Warum Eskalation wichtig ist
- Aus eigener Erfahrung gelernt – Warum Eskalation kein Angriff ist
- Lösungsansatz: Eskalationsmanagement als Führungsaufgabe
- Was Unternehmen konkret tun können
- Fazit
- Unterstützung in der Umsetzung
- Verlinkungen zu ergänzenden Themen
- FAQ – Häufig gestellte Fragen
1. Warum Eskalation wichtig ist
Projekte scheitern selten an der Idee – sondern daran, dass Verantwortung unklar bleibt und Maßnahmen weder eindeutig adressiert noch verbindlich nachverfolgt werden. In vielen mittelständischen Unternehmen ist das Thema Eskalation emotional aufgeladen. Es wird oft mit Druck, Machtspielen oder persönlichen Angriffen gleichgesetzt – dabei geht es in Wahrheit um Klarheit, Steuerbarkeit und Verlässlichkeit.
Typische Herausforderungen im Projektalltag
- Fristen verstreichen, weil sich niemand wirklich zuständig fühlt
- Aufgaben bleiben in der Schwebe, weil keine klare Zuweisung erfolgt
- Unverbindlichkeit entsteht durch soziale Rücksichtnahme – man will niemandem „auf den Schlips treten“
- Konflikte schwelen, weil die Harmonie nicht gefährdet werden soll
- Einzelne übernehmen zu viel – aus falsch verstandener Kollegialität oder Konfliktvermeidung
- Projektleitungen mutieren zu Reminder-Maschinen, statt Verantwortung klar zu steuern
Wo Verantwortung, Umsetzung und Zeitrahmen nicht im gemeinsamen Verständnis verankert sind, entstehen Reibung – und Frust.
2. Aus eigener Erfahrung gelernt – Warum Eskalation kein Angriff ist
Ich habe diese Haltung nicht aus der Theorie, sondern aus eigener Erfahrung entwickelt.
Mit Anfang 20 habe ich oft gezögert, Verantwortung konsequent einzufordern.
Ich dachte: „Wer bin ich schon, um anderen Fristen zu setzen?“
Was passierte stattdessen?
Ich habe Aufgaben übernommen, die fachlich gar nicht in meinen Bereich gehörten.
Ich habe operative Themen bearbeitet, statt sie dorthin zu delegieren, wo sie eigentlich hingehörten – nur, damit es irgendwie weitergeht.
Ein konkretes Beispiel:
Bei einer Lieferantenbewertung blieb der Input vom Einkauf aus.
Dabei ist klar: Die Aufgabe des QM ist es, die Methodik zu stellen, das Vorgehen zu moderieren, Standards zu definieren.
Aber die Inhalte – also Einschätzungen, Bewertungen, Ableitungen – müssen aus dem Fachbereich kommen.
Nur dann entstehen Maßnahmen mit Wirkung.
Wenn das Qualitätsmanagement beginnt, alles selbst zu machen, verliert es seine Rolle im System.
Statt das Thema zu eskalieren, habe ich die Bewertung selbst erstellt – damit überhaupt etwas da war.
Fachlich war das falsch. Systemisch war es ein Desaster.
Denn so entsteht der Eindruck: „Das QM macht das schon.“
Und genau das schwächt das System – leise, aber nachhaltig.
In Wahrheit habe ich damals:
- Verantwortung übernommen, die nicht meine war
- Erwartungen erfüllt, die nie klar ausgesprochen wurden
- Ich habe Aufgaben übernommen, die fachlich nicht zu mir gehörten – und damit die Rollengrenzen verschoben
Und warum?
Weil ich andere schützen wollte.
Ich wollte nicht die Auslöserin von Konsequenzen sein – also habe ich Dinge selbst übernommen.
Doch genau das brachte mich in eine Rolle, in der ich die Verantwortung für Themen anderer übernommen habe – und gleichzeitig den Anspruch an mich selbst hatte, es hinzubekommen –irgendwie. Das war nicht nur ineffizient – es war vor allem: nicht nachhaltig.
Und das passiert nicht nur mir. Es passiert überall dort, wo Eskalation vermieden wird.
Wo Konfliktscheu als Kollegialität missverstanden wird – und am Ende die Falschen überlastet sind.
Eskalation ist kein Angriff. Sie ist ein Werkzeug. Sie schützt das Projekt – das System – die Menschen.
Wenn heute Projektverantwortliche zögern, etwas klar einzufordern, kann ich mir gut vorstellen, was dahintersteckt.
Mein erster Impuls ist: „Du eskalierst nicht für dich. Du tust es für die Transparenz und Verbindlichkeit im Projekt.“
Denn nur wenn Blockaden sichtbar sind, kann Führung unterstützen.
Nur dann ist klar: Wer macht was – bis wann.
3. Lösungsansatz: Eskalationsmanagement als Führungsaufgabe
Ein gutes Eskalationssystem ist kein Zeichen von Kontrolle – sondern von professioneller Führung. Es …
- schafft Transparenz statt Schuldzuweisungen
- erkennt Blockaden frühzeitig
- klärt Verantwortlichkeiten, statt sie zu verwischen
- definiert vorhersehbare Handlungen: Was passiert wann – und wer entscheidet?
Best Practices
- Fristen und Deadlines proaktiv nachhalten – nicht nur „erinnern“
- Status-Ampeln und Kommentarfelder nutzen, um Blockaden sichtbar zu machen
- Verantwortung konkret benennen – statt Aufgaben nur „zu verteilen“
- Eskalation klar definieren (z. B. 3-Stufen-Modell: Klärung → Reminder → Führungsebene)
- Kommunikation auf Augenhöhe fördern– auch (oder gerade) wenn es kritisch wird
Kernaussage: Verantwortung braucht Klarheit – nicht nur Wohlwollen.
„Wenn es kein Datum gibt, ist es keine Verpflichtung – sondern eine Absichtserklärung.“ Gerade in flachen Hierarchien wird soziale Rücksicht oft über Verbindlichkeit gestellt. Doch ohne klare Regeln entsteht Unverbindlichkeit – und die blockiert Projekte.
In jeder E-Mail, in jedem Gespräch ist für mich selbstverständlich: Wer macht was – bis wann.
Das ist nicht autoritär – das ist professionell.
Gerade in mittelständischen Unternehmen mit flachen Hierarchien entsteht oft ein blinder Fleck:
Soziale Rücksicht steht über Klarheit – und genau dort wächst Unverbindlichkeit, die Projekte ausbremst
4. Was Unternehmen konkret tun können
Eskalation enttabuisieren – als Teil der Steuerung
Sie ist keine emotionale Reaktion, sondern eine professionelle Handlung im Rahmen der Projektverantwortung.
Sie darf nicht das letzte Mittel sein – sondern muss von Beginn an als Führungsinstrument etabliert werden.
Gemeinsam definieren:
Was ist in unserem Unternehmen eine Eskalation?
Was passiert wann – und wer entscheidet?
Konkrete Praxisansätze für eine gesunde Eskalationskultur:
- „Wer macht was – bis wann?“ ist keine Strenge, sondern Klarheit
- Klare Regeln, die für alle gelten
- Meetings strukturieren: Blockade sichtbar machen um Lösungen zu definieren
- Tools wie MS Planner oder Aufgabenboards für Transparenz nutzen
- Moderation mit Fokus auf Blockaden & Bedarfe
Wer als Projektverantwortliche*r blockiert ist, darf (und muss) das offen benennen.
Wer auf Zuarbeiten wartet, ist verpflichtet, das transparent zu machen.
Denn Führung kann nur dort unterstützen, wo sichtbar ist, dass Unterstützung gebraucht wird.
Was zunächst wie eine harte Haltung wirkt, nimmt in Wirklichkeit viel Druck:
„Das ist kein persönlicher Angriff – das ist eine klare Regel. Und die gilt für alle.“
Es wirkt nicht mehr wie „Fingerpointing“, sondern wie das, was es ist: Gelebte Projektverantwortung.
5. Fazit
Thematisch
Wer Eskalation professionell managt, schützt nicht nur Projekte – sondern auch Beziehungen. Gerade im Mittelstand ist der Mut zur Klarheit ein echter Erfolgsfaktor.
Nichts ist unprofessioneller als ein Konflikt, der nicht angesprochen wird.
Persönlich
Ich kenne die Logik der Systeme – und die der Menschen darin. Deshalb arbeite ich nicht gegen das System, sondern mit den Menschen. Ich entwickle Prozesse, die Verantwortung ermöglichen – ohne zu überfordern. Und ich schaffe Strukturen, in denen Klarheit als Entlastung wirkt.
Schlussgedanke: Eskalation ist ein Führungsinstrument. Sie ist der Schlüssel für gesunde Verantwortung.
Unterstützung in der Umsetzung
Viele Unternehmen haben klare Werte – aber keine klaren Eskalationswege.
Wenn Sie merken, dass Blockaden im Projektalltag oft „unsichtbar“ bleiben, lohnt sich ein Blick auf Strukturen, Rollen und Routinen.
Ich begleite Teams und Führungskräfte dabei, Eskalation als Teil professioneller Steuerung zu etablieren – systematisch, alltagstauglich, ohne Drama.
Weitere Informationen zur Unterstützungsmöglichkeit finden Sie unter externe Projektleitung.
Verlinkungen zu ergänzenden Themen
Dieser Beitrag gehört zur Themenreihe „Projektmanagement – effiziente Steuerung, klare Verantwortlichkeiten, transparente Umsetzung mit eindeutigen Prioritäten“.
Gemeinsam mit folgenden drei weiteren Artikeln bildet er ein DACH-Thema rund um wirkungsvolle Projektführung und Verantwortungsklarheit im Mittelstand:
- Effiziente Meetings im Mittelstand: Klar entscheiden, statt endlos reden
→ Warum Klarheit schon in der Einladung beginnt und Entscheider*innen Struktur brauchen. - Projektübersicht – Klarheit schaffen statt Überforderung
→ Wie eine strukturierte Übersicht hilft, Prioritäten zu setzen und Kapazitäten realistisch zu planen. - Maßnahmensteuerung mit Microsoft Planner – einfach, digital, transparent
→ Tools sinnvoll nutzen, statt nur zu dokumentieren – wie Verbindlichkeit durch Sichtbarkeit entsteht.
Sie wollen das Thema in Ihrem Unternehmen anpacken? Dann lass uns sprechen.
FAQ – Häufig gestellte Fragen
Was sind typische Auslöser für Eskalationen im Projektmanagement?
Ein ganz häufiger Auslöser ist, dass Erwartungen nie richtig ausgesprochen wurden. Statt klarer Absprachen wird interpretiert, vermutet oder sogar unterstellt: „Das hätte der andere doch wissen müssen.“
Gerade im Projektgeschäft passiert das oft aus Überanpassung: Man sagt nicht offen, was man braucht – will nicht stören oder anecken – und ist am Ende enttäuscht, wenn’s nicht geliefert wird.
Deshalb gilt: Ganz klar regeln, wer macht was bis wann.
Dann ist nichts mehr vage – sondern konkret. Und es lässt sich auch verbindlich nachfassen, bevor sich Frust aufstaut und unnötige Eskalationen entstehen.
Welche Rolle spielt Kommunikation in einem sauberen Eskalationsprozess?
Kommunikation ist die Grundlage jedes funktionierenden Eskalationsprozesses – und zwar nicht nur inhaltlich, sondern auch in Bezug auf Haltung und Transparenz.
Wenn Sie als Projektleiterin oder Führungskraft eskalieren, dann sollte Ihr Team verstehen, warum Sie diesen Schritt gehen – und wie.
Ich mache das beispielsweise sehr bewusst transparent: Ich erkläre dem Team, warum ich ein Thema eine Ebene höher bringe, was ich bereits versucht habe und an welchem Punkt ich selbst nicht weiterkomme. Das schafft Vertrauen und Nachvollziehbarkeit.
Wichtig ist: Keine stille Post.
Alle Beteiligten sollten wissen, was eskaliert wird, an wen und auf welchem Weg.
Wenn etwa ein Kollege wiederholt ein Teilergebnis nicht liefert, informiere ich die nächsthöhere Instanz – aber:
- Der betroffene Kollege weiß das vorher.
- Er ist in der Kommunikation (z. B. per E-Mail) direkt eingebunden.
So machen Sie den Prozess sachlich, nachvollziehbar und professionell.
Und Sie machen sich als Führungskraft kalkulierbar – weil Ihre Kommunikation klar, konsequent und fair ist.
Genau so entsteht Vertrauen – selbst in angespannten Situationen.
Welche häufigen Fehler machen Führungskräfte im Umgang mit Eskalationen in Projekten?
Gerade im Projektumfeld wird das Thema Eskalation häufig unterschätzt – oder falsch angegangen. Viele Führungskräfte haben nie gelernt, professionell mit Konflikten und Eskalationen umzugehen.
Dabei prägt das eigene Konfliktverhalten – oft unbewusst – stark das Führungsverhalten: Was wir aus unserer Biografie mitbringen, ist im Projektalltag nicht immer hilfreich.
Typische Fehler im Projektkontext sind zum Beispiel:
- Unerwünschtes Verhalten zu ignorieren, in der Hoffnung, dass es sich „von selbst erledigt“
- Erst dann klar zu kommunizieren, wenn der Druck bereits unausweichlich geworden ist
- Verhalten vorschnell zu bewerten, statt zu verstehen – und damit ungewollt zu pauschalisieren („der ist halt so“)
Ein echtes Risiko entsteht, wenn nicht mehr differenziert betrachtet wird, warum jemand so handelt, wie er handelt. Statt Ursachen zu klären, wird ein Filter aus Frust, Druck oder Vorurteilen über die Situation gelegt – und das eigentliche Problem bleibt ungelöst.
Gute Projektführung bedeutet an dieser Stelle: moderieren, vermitteln, zuhören.
Ein starker Einstieg in die Klärung kann sein:
„Was haben Sie selbst bereits unternommen, um das Thema zu lösen?“
