QM-ABC 👉 dokumentierte Informationen 👈

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💡 dokumentierte Informationen

⚠Es gibt in meinen Augen kein anderes Normkapitel, indem so viele Ressourcen verschwendet werden!

👉 „Das haben wir aber immer schon so gemacht“ 
 ist in diesem Fall kritisch zu hinterfragen!

⚠Vor 20 Jahren gab es viele Möglichkeiten noch nicht

Es gibt smarte Lösungen die definitive Arbeitszeit sparen und dein Managementsystem unterstĂŒtzen.
Hierzu eine kurze Anleitung wie man mit dem Aufbau eines Dokumentenmanagementsystems beginnen kann😉

Diese 5 Schritte solltest Du berĂŒcksichtigen:

  1. ⚠ Auswahl einer geeigneten SoftwareunterstĂŒtzung
  2. ⚠ Bestandsaufnahme (sammeln) der vorhandenen Dokumente

Dabei gilt:

  • Lieber ausgedruckter Zettel als nichts
  • Lieber pdf Datei als ausgedruckter Zettel
  • Lieber editierebare Datei als pdf 😊

3. ⚠ Bewertung der vorhandenen DokumenteZuerst alle doppelten Dateien löschenPrĂŒfe, was aktuell in Verwendung ist

4. ⚠ Optimierung der weiter genutzten Dokumente

  • Dokumente zusammenfĂŒhren, wenn möglich

5. ⚠ Sinnvolle Ablage in einem Dokumentenmanagementsystem.

Dokumente werden:

  • digitalisiert
  • versioniert und im Prozess
  • verlinkt

âšĄïžđŸ‘‰Â Solltest Du darĂŒber hinaus spezielle Fragen zu dem Thema haben sprich mich gerne jederzeit an. 

Mit besten GrĂŒĂŸen 
SchĂŒtte Quality Solutions e.K. 
Inh. Daniela Köfler

Hier findest Du den Inhalt als Textbeitrag

Normforderung 7.5. einfach erklÀrt:

Inhalte mĂŒssen…
1. Über ein geplantes System gelenkt werden
2. Aktuell und versioniert sein
3. Adressaten gerecht formuliert & auffindbar sein
… leben und einen Nutzen bringen!

Wie lenkt man Dokumente ĂŒber ein System?
1. Definiere wer Dokumente Àndern und freigeben darf.
2. Nutze zentrale Dokumente auf die relevante Kollegen zugreifen können um ihre Änderungen zu machen.
Aktueller Arbeitsstand, ohne dass Du vorher E-MailanhĂ€nge in mĂŒhsamer Fleißarbeit konsolidieren muss, um eine aktuelle Version zu erstellen.
3. Nutze Workflows um:
‱ AktivitĂ€ten zielgerichtet zu steuern und
‱ Änderungen per Statusmeldung zu erhalten
Vorteil: Du musst nicht mehr lange erklĂ€ren, worum es geht, eine kurze Ansprache mit dem Link zum Dokument erleichtert Dir die Arbeit. Du minimierst die manuellen VorgĂ€nge und arbeitest systemgestĂŒtzt.
Experten Tipp: Es gibt inzwischen selbst in den Standard Office Paketen die Möglichkeiten die o.g. Punkte umzusetzen. Gerne unterstĂŒtze ich dich dabei!

Inhalte mĂŒssen aktuell und versioniert sein?
‱ Die Links greifen automatisch auf die aktuelle Hauptversion zu
‱ Die komplette Versionshistorie wird im Hintergrund gespeichert und kann wieder hergestellt werden
Experten Tipp: Nutze die “Boardmittel” und schaffe deine eigene Lösung. Einige derartige Lösung ist bereits im Office Paket enthalten.

Inhalte mĂŒssen Adressaten gerecht formuliert?
‱ Niemand liest 50 Seiten…Anweisungen!
‱ Mach es den Mitarbeitern leicht, schnell die wichtigsten Punkte zu erfassen
‱ Stelle bei Bedarf weitere Informationsquellen zur VerfĂŒgung
‱ Es ist möglich unterschiedliche “Detailierungsgrade” in den Anweisungen zu verwenden
‱ Es ist wichtiger ein in sich schlĂŒssiges Gesamtsystem zu beschreiben, anstatt sich im Detail zu verlieren


Regel: So viel wie nötig … So wenig wie möglich!
Experten Tipp: AblÀufe, die ein hohes Risiko oder ein erhöhtes Fehlerpotenzial beinhalten, sollten im Eigeninteresse kleinteiliger beschrieben werden!

Inhalte mĂŒssen auffindbar sein?
‱ effiziente TĂ€tigkeitsabfolgen mit klaren Verantwortlichkeiten
‱ Verlinkungen zu anderen Prozessen und weiterfĂŒhrenden Informationen sind nachvollziehbar und per Verlinkung sofort aufrufbar
Experten Tipp: Inhalte mĂŒssen leicht zugĂ€nglich und in den Prozessstrukturen des Mitarbeiters verfĂŒgbar sein! Verantwortlich fĂŒr Inhalte sind die Prozessverantwortlichen, dass erhöht die Akzeptanz und fördert die ProzessstabilitĂ€t.

Wann lebt ein System?
‱ Wenn es einfach ist!
‱ Die Bedienung intuitiv funktioniert!
‱ AblĂ€ufe systemgestĂŒtzt funktionieren!
Experten Tipp: Bilde dein System in einer fĂŒr alle zugĂ€nglichen Welt ab!
Es gibt viele Software-Lösungen, die jeweils ihre individuelle Berechtigung haben. Jedoch fĂŒhren viele Insellösungen zu Schnittstellproblemen, Redundanzen, sowie Transparenzverlust und Frust bei Mitarbeitern.

So kann ich dich unterstĂŒtzen:

Eine sinnvolle Dokumentenstruktur bietet Dir sehr viel Nutzen und fĂŒhrt zu einer Stabilisierung deiner Prozesse.
Sollte dies aktuell nicht der Fall sein…
freue ich mich darauf Dich vom Gegenteil zu ĂŒberzeugen!

Als Optimierungsjunkie möchte ich dir gerne zeigen, welche Potenziale noch nicht genutzt sind!
Du hast nichts zu verlieren!
Abgesehen von ĂŒberflĂŒssiger Dokumentation.

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