Transparente Informationen
Sobald Mitarbeiter nicht mit wenigen Mausklicks auf relevante Informationen zugreifen können entstehen Parallelwelten.
Resultierende Herausforderungen:
- Die Blindleistung durch Suchen relevanter Informationen nimmt zu
- Zu einem Inhalt sind mehrere Versionen im Umlauf
▪ die Aktualität muss individuell evaluiert werden - Mitarbeiter legen Informationen mehrfach ab
▪ für den Einzelnen unter schlüssigen Strukturen und Namen, für andere nicht nachvollziehbar - Die Unzufriedenheit bei den Mitarbeiter wächst
▪ das Problem wird mit steigender Datenmenge komplexer
Beispiel für die Bereitstellung von Informationen
Damit das Wissen der Organisation für Mitarbeiter verfügbar gemacht werden kann, ist es wichtig eine geeignete Softwareumgebung bereitzustellen.
Diese Funktionen sollte deine Software mindestens abdecken:
- unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten
- Visuelle Lösung
- Navigationspfade
- Filter / Metadatenlogik
- Zusammenarbeit
- Benachrichtigung
- Berechtigungs- / Rollenkonzepte
- zentrales Dokument
- Versionierung
- Dokumentenstatus
- Versionsverlauf
- Genehmigungs- Workflow
Managementsystem im
SharePoint online
Ich möchte dir an dieser Stelle eine Möglichkeiten zeigen, wie Du dein Managementsystem mittels SharePoint online aufbauen kannst.
⚠Als Zertifizierungsauditor und Berater stelle ich immer wieder fest, dass es gerade vernetzte Prozesse behindert, wenn es viele Software-Schnittstellen gibt.
⚠Je mehr Schnittstellen ein System hat desto unflexibler und fehleranfälliger wird es. Zudem nimmt die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein System mit der Anzahl der neuen Insellösungen häufig ab.
✅In vielen Unternehmen wird mit den Microsoftprogrammen gearbeitet, sodass das Arbeiten mit dem SharePoint häufig intuitiv möglich ist und keinen zusätzlichen Systembruch darstellt.
In dieser Demo zeige ich Dir zu unterschiedlichen Herausforderungen praktikable Lösungsmöglichkeiten:
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✅In meinen Augen ist der SharePoint ein sehr mächtiges und wirkungsvolles Tool um die Managementdokumentation für relevante Mitarbeiter zugänglich zu machen. Teilweise sind die essentielle Möglichkeiten nicht bekannt, dies möchte ich mit der folgenden Demo ändern.
Prozessoptimierung
Es gibt mehrere Auslöser für den Start einer Optimierung.
1. Du möchtest das System verändern, weißt aber nicht genau an welcher Stellschraube gedreht werden muss
2. Du hast Probleme die sich wiederholen da getroffene Abstellmaßnahmen nicht greifen
3. Du hast ein System, trotzdem wünscht Du dir einen unabhängigen Blick um:
- Potenziale aufgezeigt zu bekommen und mehr über digitale Lösungswege in deinem Unternehmenskontext zu erfahren
- Verbesserung des bestehenden Systems voranzubringen
- effizientere und effektivere Arbeitsweise zu fördern
Beispiel für ein Optimierungsprojekt
- Belastbare Umsetzungspläne setzen eine zielgerichtete Analyse der Ist-Situation voraus
- Um die Zielerreichung sicherzustellen, empfiehlt es sich bereits in der Analyse-Phase auf “schlummernde Potenziale” zu achten, welche ggf. nur durch erfolgreiche Lösungsansätze ergänzt werden müssen um einen Mehrwert zu liefern
Mögliche Schwerpunkte für eine zielgerichtete Analyse:
- Deine individuelle Problemstellung
- Lösung wiederkehrender Probleme
- Aufdecken von Verbesserungspotenzialen / Etablierung von Best Practice Lösung
- Digitale Abbildung des Managementsystems in SharePoint
Damit ein Umsetzungsplan erstellt werden kann, ist es wichtig die Rahmenbedingungen zu kennen.
Für einen belastbaren Umsetzungsplan sind die folgenden Inputs relevant:
- Ist- Analyse
- Anforderungsprofil
- Es ist mir wichtig dein Zielbild zu verstehen um dich optimal betreuen zu können
- Ressourcen für das Projekt
- Welche Kapazitäten stehen für das Projekt zur Verfügung?
- Projektbudget
- Lösungsmöglichkeiten
- Die Lösungsoptionen erstelle ich aufgrund der von dir gewünschten Zielvorstellung und der vorhandenen Ist-Situation unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Ressourcen
Mit diesen Planungsgröße erstelle ich einen individuellen Projektplan, welcher genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Die Umsetzung des Projekts hängt sehr stark von dem Projektschwerpunkt und dem Grad der Unterstützung ab den Du dir wünscht.
Unterstützungsmöglichkeiten:
- Gerne übernehme ich die Projektleitung und somit die Verantwortung für den Erfolg des Projektes
- Zusätzlich ist über externe Betreuung das Auffangen interner Kapazitätsengpässe möglich
Unterstützung für die Mitarbeiter:
- Es ist wichtig Mitarbeiter frühzeitig in den Veränderungsprozess mit einzubeziehen um die Möglichkeiten zu schaffen sich im geschützten Rahmen mit den geänderten Bedingungen vertraut zu machen.
- Die Akzeptanz für das System ist essentiell für den Veränderungsprozess und den Erfolg des Projektes.
- Vorstellung des abschließenden Arbeitsergebnisses
- Finaler Abgleich des Arbeitsergebnisses und des Anforderungsprofil
- Gemeinsamer Projektabschluss und Lessons Learned
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