Prozessoptimierung
Impulse für eine Prozessoptimierung
Es gibt mehrere Auslöser für den Start einer Optimierung. Im wesentlichen gibt es 3 grundsätzliche Einstiegswege
1. Du möchtest das System verändern, weißt aber nicht genau an welcher Stellschraube gedreht werden muss
- Prozesstransparenz erhöhen können
2. Du hast Probleme die sich wiederholen
- Die getroffene Abstellmaßnahmen greifen nicht
3. Du hast ein System, trotzdem wünscht Du dir einen unabhängigen Blick um:
- Potenziale aufgezeigt zu bekommen und mehr über digitale Lösungswege in deinem Unternehmenskontext zu erfahren
- Verbesserung des bestehenden Systems voran zu bringen
- effizientere und effektivere Arbeitsweise zu fördern
Beispiel für ein Optimierungsprojekt
Der Prozess und alle prozessrelevanten Schnittstellen werden beleuchtet.
Damit ein Umsetzungsplan erstellt werden kann ist es wichtig die Rahmenbedingungen zu kennen.
Für einen belastbaren Umsetzungsplan sind die folgenden Inputs relevant:
- Ist- Analyse
- Anforderungsprofil
- Es ist mir wichtig dein Zielbild zu verstehen um dich optimal betreuen zu können
- Ressourcen für das Projekt
- Welche Kapazitäten stehen für das Projekt zur Verfügung?
- Projektbudget
- Lösungsmöglichkeiten
- Die Lösungsoptionen erstelle ich aufgrund der von dir gewünschten Zielvorstellung und der vorhandenen Ist-Situation unter Berücksichtigung der zur Verfügung stehenden Ressourcen
Mit diesen Planungsgröße erstellen wir einen individuellen Projektplan, welcher genau auf deine Bedürfnisse zugeschnitten ist.
Die Umsetzung des Projekts hängt sehr stark von dem Projektschwerpunkt und dem Grad der Unterstützung ab den Du dir wünscht.
Mögliche Projektschwerpunkte:
- Auf- und Ausbau des Managementsystems
- Lösung widerkehrender Probleme
- Umsetzung der Best Practice Lösung
- Digitale Umsetzung aktuell analoger Prozesse
- Digitale Abbildung des Managementsystems in SharePoint
- Operative Betreuung für dein Managementsystem
- Implementierung des entwickelten Lösungsansatzes
Unterstützungsmöglichkeiten:
- Frage- Antwort Modell
- Ich beantworte deine Fragen und gebe dir Impulse
- Work-Shop Modell
- Wir lösen gezielte Themen gemeinsam
- All inklusive Modell
- Ich übernehme die Projektleitung und somit die Verantwortung für den Erfolg des Projektes
Je nach Projektschwerpunkt müssen die Mitarbeiter sich in ganz neuen Rahmenbedingungen zu recht finden.
Es ist besonders wichtig relevante Mitarbeiter frühzeitig in den Veränderungsprozess mit einzubeziehen und die Möglichkeiten zu schaffen sich im geschützten Raum mit den geänderten Bedingungen vertraut zu machen.
Die Akzeptanz für ein System ist essentiell für den Veränderungsprozess und den Erfolg des Projektes
- Vorstellung des abschließenden Arbeitsergebnisses
- Finaler Abgleich des Arbeitsergebnisses und des Anforderungsprofil
- Gemeinsamer Projektabschluss und Lessons Learned
Softwarelösungen sollten diese Funktionen mindestens abdecken:
- Dokumentenzugriff
- Visuelle Lösung
- Navigationspfade
- Filter / Metadatenlogik
- Zusammenarbeit
- Benachrichtigung
- Berechtigung
- zentrales Dokument
- Versionierung
- Dokumentenstatus
- Versionsverlauf
- Genehmigungs- Workflow
Managementsystem im SharePoint online
Ich möchte dir an dieser Stelle eine Möglichkeiten zeigen, wie Du dein Managementsystem mittels SharePoint online aufbauen kannst.
Als Zertifizierungsauditor und Berater stelle ich immer wieder fest, dass es gerade vernetzte Prozesse behindert, wenn es viele Software-Schnittstellen gibt.
Je mehr Schnittstellen ein System hat desto unflexibler und fehleranfälliger wird es. Zudem nimmt die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein System mit der Anzahl der neuen Insellösungen häufig ab. In vielen Unternehmen wird mit den Microsoftprogrammen gearbeitet, sodass das Arbeiten mit dem SharePoint häufig intuitiv möglich ist und keinen zusätzlichen Systembruch darstellt.
In meinen Augen ist der SharePoint ein sehr mächtiges und wirkungsvolles Tool um die Managementdokumentation für relevante Mitarbeiter zugänglich zu machen. Teilweise sind die essentielle Möglichkeiten nicht bekannt, dies möchte ich mit der folgenden Demo ändern.
In dieser SharePoint-Demo zeige ich Dir zu unterschiedlichen Herausforderungen
praktikable Lösungsmöglichkeiten:
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Prozessdigitalisierung
Impulse für eine Digitalisierung analoger Prozesse
Es gibt mehrere Auslöser für den Start einer Digitalisierung. Im wesentlichen gibt es diese Einstiegswege
Gedankenexperiment: Stell Dir eine Fertigung vor, in welcher die Lagerdaten einmal wöchentlich in einer händisch ausgefüllter Strichliste aktualisiert werden. Der Zeitverzug im System fordert manuellen Mehraufwand der Mitarbeiter und verhindert eine transparente Bestandssituation gegenüber Kunden und Lieferanten.
1. Du möchtest das System verändern, weißt aber nicht genau an welcher Stellschraube gedreht werden muss.
Mögliche Punkte können sein:
- Prozesstransparenz erhöhen können (z.B. durch Echtzeit-Auswertungen)
- Medienbrüche vermeiden
- Zeitversetzte Informationen
2. Du hast ein System, trotzdem wünscht Du dir einen unabhängigen Blick um:
- Potenziale aufgezeigt zu bekommen und mehr über digitale Lösungswege in deinem Unternehmenskontext zu erfahren
- Verbesserung des bestehenden Systems voran zu bringen
- effizientere und effektivere Arbeitsweise zu fördern
Videos zu dem Thema
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