Transparente Informationen

Sobald Mitarbeiter nicht mit wenigen Mausklicks auf relevante Informationen zugreifen können entstehen Parallelwelten.

Resultierende Herausforderungen:

  • Die Blindleistung durch Suchen relevanter Informationen nimmt zu
  • Zu einem Inhalt sind mehrere Versionen im Umlauf
    ▪ die Aktualität muss individuell evaluiert werden
  • Mitarbeiter legen Informationen mehrfach ab 
    ▪ für den Einzelnen unter schlüssigen Strukturen und Namen, für andere nicht nachvollziehbar
  • Die Unzufriedenheit bei den Mitarbeiter wächst
    ▪ das Problem wird mit steigender Datenmenge komplexer
Im schlimmsten Fall wird relevantes Wissen der Organisation in einzelnen Mitarbeiterordnern abgelegt und ist beispielsweise durch Ausscheiden der Person nicht mehr verfügbar. Bei gesetzlich- oder vertraglich zugesicherten Aufbewahrungsfristen stellt dies ein unternehmerisches Risiko da.

Beispiel für die Bereitstellung von Informationen

Damit das Wissen der Organisation für Mitarbeiter verfügbar gemacht werden kann, ist es wichtig eine geeignete Softwareumgebung bereitzustellen.

Diese Funktionen sollte deine Software mindestens abdecken:

  • unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten
    • Visuelle Lösung
    • Navigationspfade
    • Filter / Metadatenlogik
  • Zusammenarbeit
    • Benachrichtigung
    • Berechtigungs- / Rollenkonzepte
    • zentrales Dokument
  • Versionierung
    • Dokumentenstatus
    • Versionsverlauf
    • Genehmigungs- Workflow

Managementsystem im
SharePoint online

Ich möchte dir an dieser Stelle eine Möglichkeiten zeigen, wie Du dein Managementsystem mittels SharePoint online aufbauen kannst.

⚠Als Zertifizierungsauditor und Berater stelle ich immer wieder fest, dass es gerade vernetzte Prozesse behindert, wenn es viele Software-Schnittstellen gibt.

⚠Je mehr  Schnittstellen ein System hat desto unflexibler und fehleranfälliger wird es. Zudem nimmt die Akzeptanz der Mitarbeiter für ein System mit der Anzahl der neuen Insellösungen häufig ab. 

✅In vielen Unternehmen wird mit den Microsoftprogrammen gearbeitet, sodass das Arbeiten mit dem SharePoint häufig intuitiv möglich ist und keinen zusätzlichen Systembruch darstellt.

 

In dieser Demo zeige ich Dir zu unterschiedlichen Herausforderungen praktikable Lösungsmöglichkeiten:

 

 

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✅In meinen Augen ist der SharePoint ein sehr mächtiges und wirkungsvolles Tool um die Managementdokumentation für relevante Mitarbeiter zugänglich zu machen. Teilweise sind die essentielle Möglichkeiten nicht bekannt, dies möchte ich mit der folgenden Demo ändern.

Prozessoptimierung

Es gibt mehrere Auslöser für den Start einer Optimierung. 

1. Du möchtest das System verändern, weißt aber nicht genau an welcher Stellschraube gedreht werden muss

2. Du hast Probleme die sich wiederholen da getroffene Abstellmaßnahmen nicht greifen

3. Du hast ein System, trotzdem wünscht Du dir einen unabhängigen Blick um:

  • Potenziale aufgezeigt zu bekommen und mehr über digitale Lösungswege in deinem Unternehmenskontext zu erfahren
  • Verbesserung des bestehenden Systems voranzubringen
  • effizientere und effektivere Arbeitsweise zu fördern
 
Gedankenexperiment: 
Stell Dir  eine Fertigung vor, in welcher die Lagerdaten einmal wöchentlich in einer händisch ausgefüllter Strichliste aktualisiert werden. Der Zeitverzug im System fordert manuellen Mehraufwand der Mitarbeiter und verhindert eine transparente Bestandssituation gegenüber Kunden und Lieferanten.

Beispiel für ein Optimierungsprojekt

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