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💡 SharePoint

👉 „Informationen werden zentral automatisch versioniert und sind an den relevanten Stellen verfĂŒgbar!“

Beitragsinhalt:
✅ typische Ausgangssituation
✅ Anforderungsprofil
✅ Zugriffsoptionen fĂŒr Dokumente
✅ Vorteile in der Zusammenarbeit
✅ automatische Versionierung

NatĂŒrlich spiegelt dieser Beitrag meine persönlichen Erfahrungen wider, umso mehr interessiert mich wie Du den SharePoint nutzt 😊

🛑 Übernimmst Du als QMB eine Aufgabe, die in dem Beitrag nicht erwĂ€hnt wird?

âšĄïžđŸ‘‰Â Solltest Du darĂŒber hinaus spezielle Fragen zu dem Thema haben sprich mich gerne jederzeit an. 

Mit besten GrĂŒĂŸen
SchĂŒtte Quality Solutions e.K.
Inh. Daniela Köfler

Hier findest Du den Inhalt als Textbeitrag

Ausgangssituation

  • Wir haben unterschiedliche Versionen oder Inhalte doppelt, wenn wir die Dokumente ĂŒberhaupt finden
  • Wir benötigen ein System, um die Informationen sinnvoll zu teilen
  • Wir möchten keine Software-Inseln

typisches Anforderungsprofil

  • Ich möchte ĂŒber die Prozesslandschaft zu den Prozessen gelangen
  • Ich möchte nach Dokumentenarten filtern können
  • 1 Dokument soll in mehreren Bereichen verfĂŒgbar sein
  • Wir mĂŒssten alle auf den gleichen Dokumentenstand zugreifen können
  • Vertrauliche Dokumente sollen nur fĂŒr das FĂŒhrungsteam einsehbar sein
  • Arbeitsversionen sollen nur fĂŒr ausgewĂ€hlte MA zu sehen sein
  • Dokumente mĂŒssen nach Bereichen geordnet werden
  • Können wir Links anstatt Dateien versenden?
  • Aktuell werden Freigaben manuell in den Dokumenten gepflegt, geht das auch automatisiert ĂŒber ein System?
  • Gut wĂ€re eine Änderungshistorie am Dokument
  • Ich wĂŒnsche mir eine automatische Benachrichtigung, wenn sich die Einkaufsrichtlinien Ă€ndern

Lösungen: Zugriff auf Dokumente

Visuelle Lösung
‱ Einstieg ĂŒber die Prozesslandschaft
‱ Intuitive ProzessfĂŒhrung ĂŒber Verlinkungen
Navigationspfade
‱ User- oder bereichsorientiert können vereinfachte Navigationspfade konfiguriert werden.
‱ Der Dokumentenzugriff wird dadurch in wenigen “Klicks” ermöglicht.
Filtermöglichkeiten
‱ Über Metadaten können dokumentenspezifisch zusĂ€tzliche Informationen hinterlegt werden, sodass die Möglichkeit zum Filtern optimiert wird.
‱ Die Filter können als Ansicht gespeichert werden

Lösungen: Zusammenarbeit

Benachrichtigung
‱ Automatische Benachrichtigung, sobald sich relevante Dokumente Ă€ndern.
Berechtigung
‱ Berechtigungen werden auf Website, Ordner und Dokumentenebene ĂŒber Rollen oder Gruppen vergeben.
‱ Individuelle Berechtigungen bei Bedarf möglich
zentrales Dokument
‱ Es werden keine Dokumente mehr versendet, sondern links zu zentral liegenden Dokumenten.
‱ Je nach Einstellung ist es möglich, zeitgleich im Dokument zu arbeiten. Alternative Funktion: Ein- und Auschecken verhindert konkurrierende Bearbeitung.

Lösungen: Versionierung

Dokumentenstatus
‱ Arbeitsdokumente sind erstmal EntwĂŒrfe und nur fĂŒr den Seitenbesitzer und den Dokumentenbearbeiter sichtbar, wenn entsprechend konfiguriert wurde.
‱ Hauptversionen werden durch “Veröffentlichung” erzeugt und sind erst dann fĂŒr alle im Zugriff definieren Mitarbeiter sichtbar.
Versionsverlauf
‱ Es gibt einen automatischen Versionsverlauf, in dem es möglich ist, Änderungskommentare einzusehen und ursprĂŒngliche Versionen aufzurufen oder wiederherzustellen.
‱ Es ist zudem erkennbar wer Änderungen am Dokument vorgenommen hat
Genehmigungsworkflow
‱ Im Standard existieren 2 Workflows “Unterschrift anfordern” und “Inhaltsgenehmigung”
‱ Über einen Workflow ist es möglich, sich die Inhalte gezielt freigeben zu lassen. Diese Funktion erleichtert die Dokumentenverwaltung und entlastet die Mitarbeiter, da manuelle Prozesse automatisiert und transparent werden.

Vorteile durch externe UnterstĂŒtzung

Fachexpertise kann zweckgebunden und bedarfsorientiert zugekauft werden!

Expertise:
  • Normatives und systemspezifisches Wissen nutzen
  • Detaillierte Kenntnisse in der Umsetzung von Projekten
    • belastbares Netzwerk bei zusĂ€tzlichem Ressourcenbedarf
  • Breites Spektrum an Lösungsmöglichkeiten
    • durch unterschiedliche Projekte und Branchen
 
KapazitĂ€t: operative UnterstĂŒtzung
  • Gute Auffassungsgabe–> schnell einsetzbar
  • In der Lage sich auf unterschiedliche Situationen einzustellen
  • Keine Mitarbeiterbindung
 
objektive / neutrale Stellung:
  • Unbefangener Blick auf bestehendes
  • In konfliktreicher Umgebung ein neutraler Pol
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